转载-终生受用的文件管理方案

文件管理 | 这里有1个「一次搭建、终生受用」的文件管理方案
作者/ howie和小能熊

问题是普遍的，答案肯定也是存在的。今天我想和你分享的，就是一个「一次搭建，终生受用」的电脑文件管理方案。

我的电脑文件管理系统非常简洁，分成三大部分：

**第一部分，inbox文件中转站；**inbox是一套高效处理信息、战胜信息混杂的机制，我们将全部文件先放在inbox体系里中转，处理完转存到「主体文件库」中；

**第二部分，主体文件库。**我用唯一维度分类，分成工作、学习、生活和兴趣爱好四大类文件夹，以项目为单位建立单个文件夹，这种方法搭建主体文件库，将庞杂的文件整理分类；

**第三部分，归档库。**人生就是一个信息流，这些知识是一直在流动的。所以，当我「翻篇」的时候，例如我转行了之后，之前CPA学习的内容，之前做审计项目时的客户资料和工作笔记就都暂时用不到了，我就都会把它们全部归档。注意了，这里的归档绝非删除，以后想用这些资料还可以调取出来。所以，我的做法很简单，一个专门的移动硬盘，专门用来归档资料。平时放在书桌上，极其偶尔需要的时候随取随用(其实好几年了，也没有用过一次)。

文件夹虽然是线性排列的，但是背后的结构是非常简洁而清晰的。我用大纲整理之后，文件夹体系结构就会更加清晰了：

展开之后，是这样的：

用思维导图展示更加直观：

文件夹体系的细节，大纲和思维导图的文件夹体系源文件，我会在文末用云盘分享给大家。

所以，我的笔记本电脑虽然配备了512GB的固态硬盘，但是：

l 我的「全部重要的工作资料」，都在一个文件夹中；

l 这个文件夹只有约40G体积；

l 我对这个重要文件用同步网盘进行了备份，跨设备同步；

同理，我们整个团队的文档，也用类似的方式搭建了一个文件管理系统，并且用坚果云进行数据备份、不同成员之间的权限控制、文件共享和文档协作。

至于电影、电子书、临时录课的大体积视频文件等资料，我不会放在云盘中备份：

占用大量的云盘空间，也会影响云端同步效率，
这些文件真的不重要。

所以，我都是单独用一个个专题文件夹在本地管理。对于应该归档的大体积文件，我用一块归档专用硬盘就搞定~

「一劳永逸」的背后，有四大原则。分别是：

1、Wikipedia唯一分类维度

2、杜威数字编码系统

3、小能熊文件命名规则

4、GTD信息处理流程

第一个原则，是正确的分类维度。好的知识库分类，需要做到8个字：

唯一维度，粗放分类。

为什么要唯一维度呢？

开头提到的笔记本或文件夹分类混乱问题，就是因为多维度的引入而导致的。分类这件事情，只有贯穿着唯一维度，才能实现MECE原则。所谓「MECE」（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive），其实就是咨询圈子里基础的「不重复，不遗漏」这么一个原则，这个原则，是我们清晰思考的一个基本功。只有按唯一维度分类，做到MECE，分类才是有效的。

那么，选择哪个维度呢？我们选择什么样的维度，才能够有效地解决笔记本分类问题？我的主体知识库，分成了工作、学习、生活和兴趣爱好。为什么呢？因为「人生就是一个信息流」，而我对自己的生命信息流进行梳理之后，我发现，就这四大部分，按照性质这个维度来划分。甚至我在自己的知识管理软件印象笔记中的笔记本体系，也是用同样的维度进行分类的：

后来，我在调查资料的时候发现，其实像Wikipedia这样一个对全人类知识，对过去几千年的知识进行收集加工整理，建立人类知识库的人类知识管理工程，它也是使用了按性质分类的维度。它基于知识的学科和性质分类，将全人类的知识整理成为一个虽然体量巨大、但是简洁高效的系统。

通过按学科、按性质这个唯一维度分类，维基百科hold住了全人类的知识。所以，我相信，我们按性质对笔记本进行简单分类，分成工作学习生活兴趣爱好，建立一个简单但高效的笔记本体系，也能hold住我们全部的信息、一个人的全部知识。

对于我的文件夹体系来说，分类是这样的：

单单有一个完善的笔记本体系还不够，你还需要清晰明确的命名规则。第二个原则，是好的数字编码系统。
杜威十进制分类法是由图书馆管理员杜威(Melvil Dewey)发明的，是一种适用于图书馆图书分类编号方法，和美国国会图书馆分类法一起，被全球图书馆广泛运用。

杜威的分类法影响如此深远，以至于dewey从名词变成了西方国家常用的一个动词，和「Uber」、「摩拜」成了一样，dewey从名词单词成为了分类这个动作的替代；

杜威的分类方法，简单有效，既然连图书馆的知识都能hold住，对于个人文件管理就更没问题了。我采用了其中最精华的部分「十进制编号系统」，来给文件夹编号。

看一下杜威分类的实例，你就知道他是怎么编号的了。

在经典的杜威十进制编号里，从100、200一直到900，这是对全人类知识的分类整理。100是哲学，200是宗教，300是社会科学，400是语言，500是科学，一直到900历史。

在100哲学这个父类下面，划分为110、120一直到190这些子类，110是形而上学，120是认识论，子类110下面又分成很多孙类，例如111就是本体论，112是方法论，等等等。

第三个原则，是文件命名规范。
基于简洁清晰的杜威数字编号机制，你可以建立一个笔记本和文件的规范命名规则，我称之为「小能熊文件命名规则」：
名称由三部分构成：数字编号，四大分类，具体名称；
数字编号是杜威十进制分类，
四大类是参考维基百科，按照性质把全部笔记本分为工作学习生活和兴趣爱好，
最后的第三部分则是具体的笔记本或文件的名称。
以我自己的文件夹体系命名为例，从100到400，分别代表工作、学习、生活、兴趣爱好。1打头就是工作，2打头是学习，3打头是生活，4打头就是兴趣爱好。以100 工作为例，

100是父类；
「110 知识管理」项目是子类；
如果下面还有建立独立项目的需求，我可以通过110.1、110.2这种加小数点的方式，快速增加单独的项目文件夹，非常灵活，还不影响已有的分类和编号；

2打头的笔记体系里，210是读书，220是写作，这些都是子类。210读书子类下面，分成211、212……一直到216，这些都是孙类。

「212.1」本来是不存在的，但是，以我自己的实践为例，因为我的创业项目「小能熊学院」是给大家分享系统的学习方法论的，我在打造自己自己的系统性读书方法论之后，尤其是以课程产品化的形式向外推出时，我可以很方便新建独立项目文件夹。不需要影响已有的文件夹结构，只需要加一个小数点，建立一个编号为「212.1 - 读书OS」的文件夹就可以了。这种做法，你也可以参考。随着你个人的学习成长，你电脑中的文件夹体系也在自然生长。是不是很奇妙，哈哈

第四个原则，是一个从输入到输出、推动学习闭环的信息处理流程。

除了按维基百科的唯一分类维度对主体文件库进行分类，我还引入了inbox文件夹和归档库，用GTD流程帮助你完成信息在文件管理系统中的流动。
GTD，也就是英文「Getting Things Done」的缩写，这是一套处理任务和信息的高效机制。「人生就是一个信息流」，信息在你的电脑和大脑中不断流动。用GTD流程来管理你的电脑文件，就会达到「流水不腐」的目的，信息流通畅，工作学习都轻松愉快。

保持信息流顺畅，有几点要注意的：

桌面是inbox，只存放当前工作文档。要定期清空！最懒得一周一次。
同理，默认的下载文件夹、电影文件夹，都是inbox，都是临时存放而已，要定期清空啊。

以我目前为例。我的downloads文件夹，只有当前写文档时需要用的截图。因为：

之前用的文件已经在完成后被转移到主体文件库中对应文件夹了；
而这些截图文件，在这篇文章发出后\1天后\最迟1周内，也会被转移、删除；

电脑桌面也是如此。inbox就该有inbox的样子啊！

除了0打头的inbox体系，我还额外做了一个升级：010 工作台文件夹。

工作台文件夹指的是那些当前你特别关注、非常重要、Deadline紧迫的项目。为了和主题文件夹中的「普通项目」区分开，你可以把这些项目单独「拎出来」，从而达到「醒目」和提醒自己的作用。

甚至，inbox项目，我都会放在侧边栏，等项目完成后，我就会移除。

基于上面的4大原则，我的文件管理体系的逻辑非常清晰：

3部分：inbox文件夹，主体文件库，归档库；
4大类：主体文件库分为工作、学习、生活、兴趣爱好；
用杜威十进制编号进行编码，
用小能熊命名规则进行规范命名；

虽然创业的事情很多，要学的东西、处理的文件很多，但是我只用了不到40个文件夹，40G的全部容量，就管理了我实际需要管理的全部文档。操作上简洁，效果上务实。把复杂的事情做简单，达到「物归其类，物放有序」的标准，这是我建立文件夹体系的内在原则。

而搭建笔记本的具体操作非常简单，现在手把手带你套用以上技巧搭建笔记本体系，只需要3步，按图索骥，立等可取：

第一步，画一张思维导图（推荐软件Xmind），系统梳理一下自己的关注点，了解自己的大脑平时在处理哪些信息，时间花在了哪里？先在思维导图里，对笔记本体系做一个总体规划；

或者，你也可以用大纲、Excel等自己趁手的工具来做版本控制

第二步，「照葫芦画瓢」，在电脑文件系统中建立对立的文件夹；
第三步，(根据实践中出现的需求来)迭代。笔记本体系不存在完美状态，而是要适合你当下的需求。迭代笔记本体系，而不要希望一劳永逸，追求完美主义。你在使用过程中遇到的新问题、具体问题，通过迭代进行解决。所以，第一步的导图或大纲，你要保留着，做好版本控制。千万不要靠大脑迭代，那样，努力不可积累。

这套系统，有3大优势：

1、自动排列。只要按名称排列，你的文件夹就会有序自动排列。因为，电脑文件夹排序是按照ASCII码排列，先数字，再字母。这也是我为何把杜威数字编号放在最前面的原因；

2、丰俭由人。少到十几个文件夹也不会显得简陋，多到200个文件夹也完全不显得臃肿。我电脑上的全部文档，十几个项目的资料，40个G，用这套文件管理系统，总是觉得刚刚好；

3、可延展性。这个文件管理体系的可延展性非常强。随着你的工作和学习内容的不断积累，文件夹体系会越来越庞大，你可以根据需求随意添加子类孙类。

简单总结一下：

我们通过Wikiepedia的唯一分类维度，GTD这个信息处理流程，给自己搭建了一个简洁高效的电脑文件管理体系。再用杜威十进制数字编号和小能熊文件命名规则，让文件夹命名更加清晰。

这么处理完之后，一次设置，终生受用。这套规则的使用范围广泛，本来是我在Evernote知识管理系统中的笔记本分类方法，但是：